采购助理

一、岗位概述 采购内勤是采购部的中枢支持岗位，负责食品采购全流程的单据、台账、证照、对账与协调工作。岗位向上承接采购员的业务动作，向下衔接仓库、品控、财务与生产或门店，核心价值是把"一笔采购从请购到付款"的全过程串成可追溯的闭环，但对单据完整性、证照有效性、账目准确性负直接责任。 二、岗位职责 1. 采购计划与执行 接收并审核各部门请购单，核对品名规格、数量、交期、价格、税率等要素，要素不全或超预算的退回并说明原因。 依据审核通过的请购单在 ERP 中下达采购订单（PO），跟踪供应商回签确认，确保订单要素与请购一致。 处理改单、追单、压单、取消等订单变更，做到变更留痕：谁改、为何改、对交期与价格的影响。 逐单跟踪交期，对超期未到货订单及时预警并升级处理。 2. 供应商与资质管理 收集并核验供应商准入资料：营业执照、食品生产许可证（SC）或食品经营许可证、ISO/FSSC/HACCP 等体系证书、产品检验报告；进口食品另需报关单与入境货物检验检疫证明。 建立供应商证照台账，登记证号、发证机关与有效期，提前 30 至 60 天预警到期；证照过期即暂停该供应商下单资格。 管理产品检验报告，区分"每批次出厂检验"与"年度型式检验"，确保报告与到货批次一一对应。 汇总到货及时率、合格率、退货率、投诉次数等绩效数据，作为年度评审与配额调整依据。 3. 订单与合同跟进 按"一供应商一档"维护合同台账，登记主合同、补充协议、价格协议、账期与返利条款。 办理用印申请、跟进审批流程、回收双方签署件并扫描归档，同步更新台账状态。 跟踪合同有效期，到期前提醒办理续签或终止，避免出现无合同供货。 4. 库存与到货协调 与仓库确认到货时段（冷链品需提前预约档期），通知品控到场验收，避免压车与断链。 现场验收跟单，核对数量、规格、生产日期与剩余保质期、外包装状态及运输温度记录；剩余保质期低于验收标准（如不低于总保质期的三分之二）的批次不予收货。 办理拒收、退货、让步接收的审批与单据流转，让步接收须取得品控书面同意。 根据安全库存提出补货提醒，对临期、呆滞、滞销品及时上报，库存异常当天反馈。 5. 单据与台账整理 收集送货单、过磅单、质检报告、检疫证明等随货单据，做到货到单到、当日归集。 维护采购台账，记录订单明细、到货数量与实际结算价格，一单一记录，可按供应商、品类、时间检索。 按"合同—订单—入库单—验收单—发票"五单匹配后归档，缺单或单据不符的不得进入付款流程。 按《食品安全法》要求留存进货查验记录，保证批次、生产日期、供应商可正向追溯至成品、反向追溯至源头。 6. 对账与付款协同 按月向供应商出具对账单，核对订单、入库、退货与扣款数据，差异项逐条列明并与供应商确认。 处理短装、破损、临期退货、质量索赔对应的扣款确认，净重结算与扣杂规则按合同执行，退货须同步冲减应付。 跟催发票并校验票面信息、税率与开票金额是否与对账一致，重点关注农产品收购发票、免税项目及 9% 与 13% 税率的适用。 按合同账期计算应付金额并推进审批流，维护付款计划表；账期起算点以合同约定为准。 7. 数据与报表 编制采购执行进度、比价分析（环比、同比、多家比价）、供应商交付、品类支出等报表，汇总数据须可下钻至单据明细。 建立主要原料历史价格档案与走势记录，为议价提供依据；单价须标注口径（含税或不含税、到厂价或出厂价、是否含运费）。 对超期未到货、价格异动、超预算采购等异常及时上报。 8. 跨部门沟通与行政支持 对接仓库、品控、财务、生产与门店，协调到货、验收、结算等事项，做到事事有回音。 负责部门会议记录、文件收发与归档、采购部资料保管。 对变更、承诺、异常处理过程做书面留痕，避免口头无据。 三、

本岗位同时面向应届毕业生、零经验求职者与有内勤相关经验者，两类候选人分别适用以下标准。 （一）应届毕业生 / 零经验者 满足以下条件即可投递，公司提供系统带教： 大专及以上学历，应届毕业生或毕业两年以内； 熟练使用 Excel 基础功能，会 VLOOKUP、数据透视表者优先； 做事细致、对数字敏感，能承受月末对账期的工作强度； 愿意从单据与台账做起，主动学习食品行业合规要求； 无相关经验亦可，入职后按"单据—台账—对账"三阶段培养。 （二）有相关经验者（1 至 3 年） 大专及以上学历，1 至 3 年采购内勤、供应链文员、销售内勤或仓管文员经验； 熟悉用友、金蝶、SAP、浪潮等主流 ERP 中任一系统的采购模块操作； 能独立完成月度对账与差异处理，能看懂检验报告与发票税率； 有食品、生鲜、餐饮供应链或商超行业经验者优先； 有证照台账或供应商档案管理经验者优先。 （三）两类候选人的共同要求 认可食品行业对合规与留痕的严格要求，不因流程繁琐而省略步骤； 具备基本的书面表达能力，能独立撰写对账说明与异常反馈； 能长期稳定任职，接受月末与集中到货期的阶段性加班。 四、学历及专业要求 学历 大专及以上；本科优先，但不作为硬性门槛 专业 不限 优先专业 食品科学与工程、食品质量与安全、物流管理、供应链管理、工商管理、会计学或财务管理、市场营销 说明 本岗位核心是细致度与流程意识，专业不对口但有相关实习、兼职或项目经历者同样考虑 五、能力素质要求 能力项 具体要求 细致严谨 对数字、单据、日期高度敏感，能发现净重 3% 的差异、发现单据日期与批次不符 流程意识 清楚什么必须先做、什么不能省，例如缺单不付款、证照过期不下单 沟通推动力 能催得动供应商交期与资料，推得动财务审批流程，不因对方推诿而中断 原则性 面对不合格品、过期证照、金额不符的单据，敢于提出并坚持按制度处理 抗压与稳定 月末对账、集中到货期节奏紧张，能保持准确率不下降 学习意愿 食品法规、税率规则、ERP 系统均需持续学习，不接受"以前就是这么做的" 办公技能 Excel 熟练（必备），Word 与 PPT 基础可用，中文录入每分钟 60 字以上 六、薪资福利与工作地点 （一）薪酬 月薪试用期4000；转正后5000 （二）