签证专员

核心职责 （一）签证申请全流程管理 1. 受理并审核「签证&APEC商务旅行卡申请流程」，逐项核对护照首页、信息采集表、6 个月内电子证件照、身份证扫描件四项基础材料的完整性与有效期，缺项补齐后再提交，控制加签风险。 2. 协调邀请函出具：优先由实际供方、展会主办方或客户出具；需北美主体出具的，按信息采集表信息确认出具理由并跟进用印，常用出具方为 JEET、AJ、GenSystems（GPS）、客户及供方。 3. 指导并复核 DS160 填写，确保确认页信息与邀请函、派遣函、面签现场回答完全一致；管理 AA 开头确认页编号，完成缴费与面签预约。 4. 跟进面签结果查询（Approved、Issued 视为过签），处理行政审查补材料、拒签复盘等异常情况，负责护照领取、发放与归还登记。 5. 处理 10 年商务签到期续签：过期时间小于 12 个月的，评估免面签续签路径并提前排期。 （二）面签支持与过签率管理 1. 组织面签前培训与预演，按出行目的、岗位与个人情况做一对一问答演练，重点训练「去美国做什么」这一核心问题的回答逻辑。 2. 维护面签资料清单与话术库，按最新要求更新高频问题、材料排序与透明文件袋分装规范。 3. 维护面签实战案例库，沉淀真实对话与应对要点，形成可复用的培训素材。 4. 按紧急程度、可预约时间和各馆过签情况选择面签城市（北京、上海、沈阳、武汉、广州等），并做好面签当天的行前提醒，包括电子设备寄存、现金准备与着装要求。 （三）入境与属地化衔接 ● 指导持 10 年商务签人员完成 EVUS 登记，跟进登记状态，提示 2 年有效期与 30.75 美金缴费要求，并留存登记页用于报销。 ● 辅导 I94 历史出入境记录查询，核算 365 天周期内在美停留时间，超 180 天情形按审批要求处理。 ● 审核出差报备是否按「订票前至少提前一周反馈本单位管理者与北美属地化管理者」执行，抄送名单完整。 ● 维护英文行程单、入境面签简述等模板，按需为英语不流畅的同事准备书面说明材料，衔接北美属地 HR 安排住宿与接机。 （四）其他出入境证件与证明 ● 承接加拿大签证办理（含录指纹环节），与美签同步规划、统一跟踪进度。 ● 承接 APEC 商务旅行卡申请、续期与台账管理。 ● 对长期在美工作场景，配合评估工作签证路径，管理 I129S、797 等文件的携带与归档要求。 （五）台账、合规与费用管理 ● 建立并维护护照、签证、EVUS、APEC 卡台账，做到有效期到期前提前预警，避免出现临行前才发现证件不满足 6 个月有效期的情形。 ● 按《杰瑞员工规范》要求落实签证纪律：材料真实合法；境外自行办理成功的因公签证，在获取签证后 3 日内将出签信息及申办费用反馈至集团行政部签证专员；不得私自使用因公工作签证为他人办理签证。 ● 统计签证相关费用并配合报销，按人员、项目、国别归集，输出月度与年度数据。 ● 按档案与保密要求归集证件扫描件、面签材料与审批记录，控制知悉范围。 （六）政策跟踪与知识运营 ● 跟踪美、加签证与入境政策变化，及时更新 OA 流程填报说明、培训材料与知识库文档。 ● 运营钉钉签证群，承接全集团签证咨询，形成常见问题解答并向员工发布。 ● 维护使馆、签证中心、代理等外部资源渠道，保持预约与加急通道可用。 任职资格 学历：本科及以上，行政管理、英语、国际商务、法学等相关专业 工作经验：2 年以上因公出入境、签证办理或外事管理工作经验 专业能力：熟悉美国 B1/B2 商务签证与加拿大签证全流程，理解DS160、邀请函、派遣函三者信息一致的要求 语言：英语读写熟练，能独立处理英文表单、英文邀请函与派遣函的核对与沟通 工具：熟练使用 OA 流程与办公软件，能独立建立和维护台账、输出统计与培训材料 素质：细致、有合规与保密意识，能在出行节点集中期承受多线程压力，跨部门沟通顺畅 优先条件 ● 有集团型企业总部外事或出入境管理岗位经验，服务对象覆盖多子公司、多国别。 ● 有使馆、签证中心或专业签证代理的合作资源，能处理预约排期与加急需求。 ● 有 APEC 商务旅行卡、工作签证办理实操经验。 ● 能独立设计并讲授面签培训课程，有案例库建设经验。