项目助理

工作职责 外派人员信息台账与档案管理（核心） 建立并动态维护外派人员总台账：包含人员基本信息、岗位、派驻标段、甲方准入状态、出海状态、合同起止时间、体检、保险、证书、培训、考勤、退场信息等，实时更新，做到一人一档； 负责外派人员纸质、电子人事档案归集、整理、编号、归档、借阅登记，资料分类存放，保证档案完整、可追溯； 定期核对台账数据，及时清理已退场人员信息，区分在岗、待派、待退场、冻结人员，避免人员信息混乱。 甲方人员准入、报备与资质证书管控 根据甲方要求，收集、核验外派人员入职资料：身份证、学历证、简历、特种作业证、四小证、健康证、体检报告、无犯罪证明等，严格预审，不符合甲方准入标准及时反馈； 在甲方人员管理平台录入信息、提交人员准入报备、进场申请，跟进甲方人员审批，跟踪审批意见，补资料、重新提交，直到准入通过； 建立证书有效期预警台账：特种证、海上安全培训证、健康证、体检等，提前提醒人员复审换证，避免证书过期导致人员被甲方清退、无法上工； 人员退场时，按甲方流程办理人员撤场报备、平台信息注销。 人员入离职、异动、用工资料跟进 协助项目经理跟进外派人员入职、调岗、标段变动、退场、离职全流程资料；收集入职材料、签署相关告知文件，整理离职交接、退场资料； 核对外派人员考勤、出海工时、休假信息，收集考勤异常说明，按时向薪酬组提交考勤数据，支撑薪资核算； 外派员工日常咨询对接，解答准入、证书、培训、退场相关问题，员工诉求、投诉同步项目经理跟进闭环，做好记录。 报表、数据统计与甲方材料报送 定期编制甲方要求的人员周报、月报、人员动态表、在岗统计表、证书统计报表、人员缺口统计表，按时报送中海油甲方； 整理人员履约情况、缺口情况、风险事项，编制项目管理简报、阶段性汇报材料； 按甲方审计、检查要求，快速提取人员清单、证书清单、培训台账等数据，整理迎检资料包。 会议管理、对接沟通与事项闭环 负责甲方项目线上 / 线下会议筹备，整理会前人员相关材料；做好会议记录，撰写会议纪要，重点记录甲方对人员配置、资质、准入、培训、清退、人员替换的要求； 建立会议行动项台账，跟踪人员补证、人员替换、补培训、整改事项，定期提醒责任人，闭环销项，逾期事项上报项目经理； 作为项目对接窗口，线上对接中海油甲方对接人、甲方 HSE、各标段负责人，接收甲方人员整改通知、人员清退通知、人员需求；同步内部招聘、人事、HSE 团队落实； 对接公司内部招聘、薪酬、社保、法务部门，同步人员需求、退场、用工风险信息。 HSE、培训及甲方合规资料管理 归集外派人员安全培训、海上培训、交底记录、HSE 考核资料，按甲方要求存档备查； 跟踪甲方下发的人员安全管理要求、人员红线管理规定，同步更新内部资料审核标准； 配合甲方 HSE 检查、人员专项核查、审计，整理人员资质、培训、体检全套备查资料，跟进检查问题整改回复。 项目合同、需求、商务内勤支持 维护项目需求台账、人员增补需求台账，记录甲方提报需求、面试、到岗、进场全流程； 协助整理人员报价配套资料、履约证明、人员配置清单； 收发甲乙双方往来函件、人员相关联系单，登记、存档、跟踪回复； 完成项目经理交办的其他项目内勤工作。 任职要求 大专及以上学历，人力资源、工商管理、工程管理优先； 有人力外包 / 派遣项目助理、甲方人员准入报备经验优先，了解外派人员准入、证书、海上培训要求优先； 熟练 Office，精通 Excel 函数、数据透视表，能独立做动态人员台账；会写会议纪要、统计表、情况说明； 细心严谨，对证书有效期、审批节点敏感，强闭环意识，擅长多任务并行处理； 沟通稳妥，理解甲方国企管理要求，有保密意识，人员信息、甲方资料不外传； 具备基础用工风险意识，了解证书、准入不合规带来的项目风险；有 HSE 常识优先。